Planificación de Empresas

Sugerencias para la contratación, parte dos: Después de contratar nuevos empleados

Después de contratar personal nuevo, recopile la información adecuada y archive la documentación correcta.

Fecha de Publicación: 19 de abril de 2016

Encontrar al candidato adecuado es sólo el comienzo del proceso de contratación. Cuando dé la bienvenida a su nuevo empleado, recopile la información necesaria y prepare los documentos requeridos. Estas son cuatro sugerencias que pueden ayudarle a garantizar que tiene todo lo necesario.

1. Clasifique a sus empleados correctamente

Sus obligaciones fiscales y requisitos de compensación se ven afectados por cómo se clasifican sus empleados. Siga las pautas del Departamento de Trabajo de los EE.UU. (en inglés) cuando determine el estatus del trabajador.

  • ¿El trabajador es un empleado temporal contratado en virtud de un contrato o es un empleado a tiempo completo?

  • ¿El trabajador es exento o no exento?

2. Presente los formularios de impuestos obligatorios del empleado

Es fundamental que presente los formularios de impuestos correctos (en inglés) para sus empleados, y que los archive durante al menos cuatro años. Estos son los documentos que podría necesitar preparar:

  • Formulario SS-4: Antes de poder presentar los documentos de impuestos del empleador, deberá obtener un número de identificación de empleador (EIN, por sus siglas en inglés), también llamado Identificación fiscal de empleador, del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) completando un formulario SS-4.

  • Formulario W-4: Exige que los nuevos empleados completen el formulario W-4, que le permite retener de su sueldo el impuesto federal sobre ingresos.

  • Formulario W-2: Cada año, prepare los formularios W-2 que resumen los salarios pagados y los impuestos federales retenidos a cada miembro del personal, para todos los empleados. Presente sus formularios W-2 a la Administración del Seguro Social y proporcione copias a sus empleados.

  • Formulario I-9: Complete los formularios I-9 en un plazo de tres días laborables siguientes a la contratación para verificar que los empleados nuevos son elegibles para trabajar dentro de los EE.UU. Usted no está obligado a presentar estos formularios al Servicio de Rentas Internas (IRS) pero deberá mantener uno en el archivo de cada persona en su nómina.

  • Directorio estatal de informes de nuevos empleados: Informe las nuevas contrataciones y reincorporaciones al directorio de su estado en un plazo de 20 días. Conozca cómo informar nuevas contrataciones en el sitio Web de la Small Business Administration (SBA) de los EE.UU. (en inglés).

  • Formulario 941: Es probable que esté obligado a presentar impuestos sobre la nómina trimestrales si paga salarios sujetos a retención de impuestos federales, del Seguro Social e impuestos de Medicare. Confirme su obligación tributaria al Servicio de Rentas Internas (IRS) y presente un formulario 941 cada trimestre, de ser necesario.

3. Cree un paquete de beneficios

Estos son algunos beneficios obligatorios y opcionales que puede ofrecer a los empleados:

Beneficios obligatorios

  • Seguro contra accidentes laborales: Contrate la cobertura a través de una aseguradora comercial o del programa de seguros de su estado.

  • Seguro de discapacidad: Algunos estados requieren un seguro de discapacidad que paga parte del salario de un empleado en caso de una lesión o enfermedad que le impida trabajar.

  • Seguro médico: Si tiene 50 o más empleados que trabajen el equivalente al horario de tiempo completo, estaría sujeto a una penalidad en virtud de la Ley de Atención de la Salud Asequible si no proporciona seguro médico para su personal.

Beneficios opcionales

  • Planes de jubilación: Si ofrece un plan de jubilación o un plan de pensión, trabaje con su representante bancario para elegir un programa y planifique las consideraciones impositivas.

  • Beneficios por licencia: las vacaciones, los días de enfermedad y la licencia por motivos personales no son necesariamente requeridos por ley. Verifique los requisitos de su ciudad y de su estado, decida cuál de estos beneficios desea proporcionar y cree una política para cada uno. La licencia por enfermedad también es requerida en algunas ciudades.

4. Proporcione paquetes de contratación

Con el fin de asegurarse de que el proceso de incorporación no sufra contratiempos, cree un paquete de contratación que contenga lo siguiente:

  • Formularios requeridos: Proporcione a los nuevos empleados los documentos que deberán completar. Explique por qué estos formularios son necesarios y cómo planifica mantener de forma confidencial su información personal.

  • Manual del empleado: Describa las políticas que espera que cumplan los empleados e incluya información sobre tiempo por enfermedad, vacaciones, conducta del empleado, discriminación y acoso y otras políticas relevantes.

También se requiere que los empleadores publiquen, en lugares visibles en el lugar de trabajo, carteles con determinada legislación laboral sobre derechos del empleado.1 Consulte las leyes laborales estatales y federales para determinar qué información deberá publicar.

La contratación de nuevos miembros del equipo es emocionante, pero es posible que tenga preguntas sobre sus obligaciones legales. Obtenga más información sobre requisitos laborales (en inglés) en el sitio Web de la SBA y visite el sitio Web del IRS para obtener más información sobre el impuesto sobre nómina (en inglés).  

 


1 "Hire Your First Employee" (Contratar a su primer empleado). Small Business Administration de EE.UU. https://www.sba.gov/content/hire-your-first-employee (en inglés)

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